Trình tự thực hiện
Bước 1: Tiếp xúc ban đầu:
Cán bộ tiếp công dân đề nghị công dân giới thiệu họ tên, địa chỉ và xuất trình giấy tờ tuỳ thân; tuân thủ Quy chế tiếp công dân và thực hiện theo sự hướng dẫn của cán bộ tiếp công dân. Trường hợp công dân không trực tiếp đến được thì có thể ủy quyền cho người đại diện hợp pháp; việc ủy quyền phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
Bước 2: Quá trình làm việc:
- Yêu cầu công dân trình bày trung thực sự việc, cung cấp tài liệu liên quan đến khiếu nại, tố cáo (nếu có)
- Trường hợp có nhiều người khiếu nại, tố cáo đến nơi tiếp công dân để khiếu nại, tố cáo cùng một nội dung thì yêu cầu họ cử đại diện ( tùy thuộc số lượng người mà cử đại diện nhưng tối đa không quá 05 người) trực tiếp trình bày nội dung sự việc.
- Cán bộ tiếp công dân lắng nghe, ghi chép vào sổ tiếp công dân đầy đủ nội dung do công dân trình bày và đọc lại cho người trình bày nghe, có ký xác nhận.
- Người tiếp công dân tiếp nhận đơn khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị và tài liệu liên quan do công dân cung cấp (nếu có) và viết giấy biên nhận đã nhận các tài liệu cho công dân.
- Xử lý khiếu nại, tố cáo tại nơi tiếp công dân:
+ Trường hợp công dân đến khiếu nại trực tiếp mà nội dung vụ việc khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết thì người tiếp công dân hướng dẫn họ viết thành đơn khiếu nại ghi rõ ngày, tháng, năm khiếu nại; tên, địa chỉ của người khiếu nại; tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân bị khiếu nại; đơn khiếu nại phải do người khiếu nại ký tên hoặc điểm chỉ; hoặc người tiếp nhận ghi lại nội dung khiếu nại và yêu cầu công dân ký tên hoặc điểm chỉ; báo cáo lãnh đạo để giải quyết theo quy định của pháp luật.
Nếu vụ việc khiếu nại không thuộc thẩm quyền giải quyết thì hướng dẫn công dân gửi đơn khiếu nại đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật.
+ Trường hợp nhiều người cùng khiếu nại về một nội dung thì thực hiện như sau:
. Trường hợp nhiều người đến khiếu nại trực tiếp thì người tiếp công dân hướng dẫn người khiếu nại cử đại diện để trình bày nội dung khiếu nại; người tiếp nhận khiếu nại ghi lại nội dung việc khiếu nại bằng văn bản và yêu cầu những người đại diện khiếu nại ký tên xác nhận văn bản.
. Trường hợp nhiều người khiếu nại bằng đơn thì trong đơn phải ghi rõ nội dung khiếu nại, có chữ ký của những người khiếu nại và phải cử người đại diện để trình bày khi có yêu cầu của người giải quyết khiếu nại.
+ Trường hợp khiếu nại được thực hiện thông qua người đại diện thì người đại diện phải là một trong những người khiếu nại, có giấy tờ chứng minh tính hợp pháp của việc đại diện và thực hiện khiếu nại theo quy định của pháp luật.
+ Đối với tố cáo được thực hiện bằng đơn tố cáo hoặc tố cáo trực tiếp thì người tiếp công dân thực hiện như sau:
. Trường hợp tố cáo được thực hiện bằng đơn thì trong đơn tố cáo phải ghi rõ ngày, tháng, năm tố cáo; họ, tên, địa chỉ của người tố cáo; nội dung tố cáo; đơn tố cáo phải do người tố cáo ký tên hoặc điểm chỉ. Trường hợp nhiều người cùng tố cáo bằng đơn thì trong đơn phải ghi rõ họ, tên, địa chỉ của từng người tố cáo, có chữ ký hoặc điểm chỉ của những người tố cáo; họ, tên người đại diện cho những người tố cáo để phối hợp khi có yêu cầu của người giải quyết tố cáo.
. Trường hợp người tố cáo đến tố cáo trực tiếp thì người tiếp nhận hướng dẫn người tố cáo viết đơn tố cáo hoặc người tiếp nhận ghi lại việc tố cáo bằng văn bản và yêu cầu người tố cáo ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản. Trường hợp nhiều người đến tố cáo trực tiếp thì người tiếp nhận hướng dẫn người tố cáo cử đại diện để trình bày nội dung tố cáo.
Bước 3: Kết thúc tiếp công dân:
Cán bộ tiếp công dân tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân và thông báo cho công dân biết cơ quan có thẩm quyền giải quyết để họ liên hệ việc giải quyết sau này.
Thành phần, số lượng hồ sơ
- Thành phần hồ sơ, bao gồm:
+ Đơn khiếu nại, đơn tố cáo hoặc văn bản ghi lại nội dung khiếu nại, tố cáo có chữ ký xác nhận hoặc điểm chỉ của công dân.
+ Các tài liệu, giấy tờ có liên quan.
- Số lượng hồ sơ: 01 (bộ).
Cơ quan thực hiện
- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: UBND cấp xã.
- Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được ủy quyền thực hiện: Không
- Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: UBND cấp xã.
- Cơ quan phối hợp: Các cá nhân, cơ quan, đơn vị liên quan (nếu có).
Kết quả thực hiện
Tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân; giấy biên nhận đã nhân tài liệu (nếu có).